วิธีเขียน RFQ ถึงซัพพลายเออร์ญี่ปุ่น

ใช้หัวข้ออีเมลที่มีรายการหรืออุปกรณ์ ผู้ผลิตหรือประเภทสินค้า ปริมาณ ประเทศปลายทาง และคำว่า “RFQ” หรือ “technical inquiry” แนะนำองค์กรผู้ซื้อ ลักษณะการใช้งานในระดับที่ไม่เปิดเผยข้อมูลลับ และวันที่ต้องตัดสินใจ ระบุด้วยว่าคุณต้องการสินค้ารุ่นเดียวกันทุกประการ ต้องการความช่วยเหลือในการระบุรุ่น ต้องการรุ่นทดแทนที่ได้รับอนุมัติ งานซ่อม หรือชิ้นส่วนทดแทนที่ผลิตขึ้นใหม่

ทำให้ข้อมูลส่วนแรกอ่านได้ง่าย แต่ต้องไม่ซ่อนข้อกำหนดไว้ในคำขอ catalogue หรือคำขอราคาต่ำสุดที่คลุมเครือ ผู้รับในญี่ปุ่นอาจต้องส่งต่อคำถามไปยังหน่วยงานภายใน สรุปข้อมูลอย่างเป็นระบบและตั้งชื่อเอกสารแนบให้ชัดเจน จะช่วยให้ฝ่ายขาย ฝ่ายวิศวกรรม และฝ่ายส่งออกจัดผู้รับผิดชอบได้ โดยไม่ต้องเรียบเรียงคำขอใหม่จากอีเมลยาวหลายฉบับ

จัดทำตารางข้อเท็จจริงสำหรับผู้ผลิต รุ่นและ suffix แบบครบถ้วน หมายเลข serial หรือ lot, revision, พิกัด ปริมาณ สภาพปัจจุบัน และแหล่งที่มาของข้อมูลแต่ละรายการ จากนั้นเพิ่มส่วนบริบทแยกต่างหากสำหรับผู้ผลิตเครื่องจักร รุ่นเครื่องจักร หน้าที่การทำงาน อินเทอร์เฟซ สภาพแวดล้อม อาการขัดข้อง และผลลัพธ์ที่ต้องการ ระบุให้ชัดเจนว่าป้ายระบุอ่านไม่ออก ขนาดเป็นค่าประมาณ หรือข้อมูลใดเป็นข้อสมมติ

แนบภาพรวมและภาพรายละเอียด ภาพ nameplate แบบร่างที่ทำเครื่องหมายไว้ ภาพสเก็ตช์ที่มีมิติ และหน้าคู่มือที่เกี่ยวข้อง โดยใช้ชื่อไฟล์ที่คงที่ อย่าส่งทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุม หากเอกสารแนบฉบับหนึ่งมาแทนฉบับก่อนหน้า ให้ออก RFQ revision ใหม่และระบุช่องข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง เพื่อไม่ให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาจากแบบวาดที่ล้าสมัย

ขอข้อมูลผู้ผลิต รหัสสั่งซื้อที่ตรงรุ่น สภาพสินค้า revision แหล่งกำเนิด อุปกรณ์เสริมที่รวมมา ปริมาณที่มี MOQ ราคาต่อหน่วยและราคารวม สกุลเงิน อายุใบเสนอราคา หลักเกณฑ์นับ lead time การบรรจุ เงื่อนไข Incoterms® 2020 และสถานที่ที่ระบุ การชำระเงิน การรับประกัน เงื่อนไขการคืนสินค้า และเอกสารประกอบ ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุข้อยกเว้นทุกข้อ และแจ้งด้วยว่าคำตอบใดต้องรอการยืนยันจากผู้ผลิต

สำหรับทางเลือกทดแทน ให้กำหนดให้จัดทำรายการความแตกต่างแบบบรรทัดต่อบรรทัด ครอบคลุมขนาด จุดยึด อินเทอร์เฟซทางไฟฟ้าและการสื่อสาร พิกัด ซอฟต์แวร์หรือ firmware ฟังก์ชันความปลอดภัย ขีดจำกัดด้านสภาพแวดล้อม การรับรอง และการดัดแปลงที่จำเป็น ใบเสนอราคาที่ระบุเพียงรหัสใหม่โดยไม่อธิบายการเปลี่ยนผ่าน ย่อมให้ข้อมูลไม่เพียงพอแก่ผู้รับผิดชอบด้านวิศวกรรมในการอนุมัติ

กำหนดวันที่ตอบกลับที่เป็นไปได้จริง และแยกให้ชัดระหว่างการยืนยันว่าได้รับเรื่อง คำตอบทางเทคนิค และใบเสนอราคาเชิงพาณิชย์ ขอให้ผู้รับยืนยันหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม หรือหากคำถามอยู่นอกขอบเขตงาน หลีกเลี่ยงการติดตามทุกวันซ้ำ ๆ ให้ส่งข้อความเตือนที่กระชับเพียงหนึ่งครั้ง โดยย้ำวันที่ต้องตัดสินใจและเสนอว่าจะตอบคำถามที่ยังขาดข้อใดได้บ้าง

เมื่อได้รับคำตอบ ให้บันทึกเทียบกับช่องข้อมูลใน RFQ แทนการมองอีเมลเป็นเพียงคำตอบใช่หรือไม่ใช่ ทำเครื่องหมายรายการที่ยืนยันแล้ว รายการที่ซัพพลายเออร์ระบุ รายการที่ผู้ซื้อสมมติ และรายการที่ยังไม่ได้ข้อสรุป ส่งรายการคำชี้แจงที่รวบรวมแล้วพร้อมหมายเลข revision วิธีนี้ช่วยลดความคลาดเคลื่อนจากการแปล ทำให้ข้อเสนอที่แข่งขันกันเปรียบเทียบได้ และสร้างบันทึกอ้างอิงที่มั่นคงสำหรับทั้งสองฝ่ายก่อนออกใบสั่งซื้อ