รายการตรวจสอบสถานะซัพพลายเออร์ญี่ปุ่น

บันทึกชื่อนิติบุคคลของซัพพลายเออร์ทั้งภาษาญี่ปุ่นและภาษาอังกฤษ ที่อยู่จดทะเบียน เลขทะเบียนนิติบุคคลเท่าที่มีข้อมูลเปิดเผย โดเมนเว็บไซต์ ที่อยู่สำหรับออกใบเสนอราคา ผู้รับเงินตามข้อมูลธนาคาร ตลอดจนชื่อและตำแหน่งของผู้ตอบคำถาม ยืนยันว่าบริษัทเป็นผู้ผลิต ตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับอนุญาต ผู้ค้าอิสระ ผู้ให้บริการซ่อม หรือคนกลาง บริษัทที่ดำเนินงานอย่างถูกต้องตามกฎหมายก็อาจเสนอขายสินค้านอกเหนืออำนาจหน้าที่หรือความเชี่ยวชาญตามปกติได้

แก้ไขความไม่สอดคล้องก่อนชำระเงิน ชื่อทางการค้า โดเมนอีเมล ประเทศของธนาคาร ผู้ออกใบแจ้งหนี้ และผู้จัดส่งอาจแตกต่างกันได้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง แต่ควรมีคำอธิบายความสัมพันธ์ดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อยืนยันการเปลี่ยนบัญชีธนาคารหรือคำสั่งสำคัญอื่น ให้ขอข้อมูลติดต่อโดยตรงจากแหล่งข้อมูลทางการของบริษัทที่เป็นอิสระ อย่าอาศัยข้อความที่แจ้งการเปลี่ยนแปลงนั้นเพียงอย่างเดียว

สอบถามว่าซัพพลายเออร์ได้สินค้ามาอย่างไร และมีหลักฐานใดเชื่อมโยงสินค้าจริงกับผู้ผลิต รุ่น สภาพสินค้า และแหล่งกำเนิดตามที่เสนอขาย ทั้งนี้ หลักฐานอาจรวมถึงการรับรองจากผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่าย ใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการ ภาพถ่ายสินค้าจริง หมายเลขซีเรียลหรือหมายเลขล็อต ฉลาก บันทึกการตรวจสอบ รายงานการซ่อม และเอกสารที่จะจัดส่งไปพร้อมกับสินค้า โดยพิจารณาตามระดับความเสี่ยง

อย่าเปลี่ยนโลโก้ ภาพจากแค็ตตาล็อก รายการสินค้าใน marketplace หรือคำกล่าวอย่าง “ของแท้” ให้กลายเป็นหลักฐานยืนยันแหล่งที่มาโดยอัตโนมัติ สอบถามว่าใครจะรับผิดชอบหากสินค้าที่ส่งมอบไม่ตรงกับหลักฐาน สำหรับแบรนด์ที่มีการควบคุมหรือชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ควรพิจารณายืนยันโดยตรงกับผู้ผลิตหรือช่องทางที่ได้รับอนุญาต และเก็บคำตอบไว้ในบันทึกการจัดซื้อ

ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์สามารถตอบคำถามที่สำคัญต่อคำสั่งซื้อนี้ได้หรือไม่ ได้แก่ รหัสสั่งซื้อเต็ม รุ่นแก้ไข สภาพสินค้า จำนวน หลักเกณฑ์ของระยะเวลาส่งมอบ สิทธิ์ในการส่งออก การบรรจุหีบห่อ การตรวจสอบ เอกสาร การรับประกัน และข้อยกเว้น ขอเอกสารตัวอย่างที่ปกปิดข้อมูลสำคัญของบันทึกที่เกี่ยวข้องเมื่อเหมาะสม เว็บไซต์ที่ดูเป็นมืออาชีพหรือการตอบกลับอย่างรวดเร็วไม่ใช่สิ่งทดแทนคำตอบที่สอดคล้องและมีความเข้าใจด้านเทคนิค

สำหรับการผลิตหรือการปรับสภาพสินค้า ให้ทบทวนขอบเขตกระบวนการ การจ้างช่วง อุปกรณ์ บุคลากรที่มีความสามารถ การควบคุมวัสดุ วิธีการตรวจสอบ การสอบเทียบ การจัดการสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด กำลังการผลิต และแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยให้สอดคล้องกับระดับความเสี่ยง แบบสอบถามเพียงอย่างเดียวเป็นหลักฐานที่อ่อน ควรใช้การทบทวนเอกสาร การประเมินผ่านวิดีโอหรือหน้างาน ตัวอย่างสินค้า การตรวจสอบชิ้นงานแรก หรือการตรวจโดยบุคคลที่สามเมื่อผลกระทบมีนัยสำคัญเพียงพอ

เปรียบเทียบนิติบุคคลในใบเสนอราคา สัญญา ใบแจ้งหนี้ บัญชีธนาคาร เอกสารส่งออก และเอกสารขนส่ง กำหนดสกุลเงิน ภาษี กำหนดเวลาชำระเงิน ค่าธรรมเนียมธนาคาร กฎ Incoterms และสถานที่ที่ระบุ การตรวจสอบ การยอมรับสินค้า การรับประกัน การคืนสินค้า การยกเลิก และการจัดการข้อพิพาท ราคาที่ดีผิดปกติ การเร่งรัดให้ชำระเงิน การเปลี่ยนผู้รับเงินโดยไม่มีคำอธิบาย และการปฏิเสธที่จะระบุขอบเขตเป็นเอกสาร ล้วนเป็นเหตุให้หยุดตรวจสอบ ไม่ใช่เพียงเหตุให้ต่อรอง

สำหรับความสัมพันธ์ใหม่ ให้จำกัดความเสี่ยงด้วยตัวอย่างสินค้า ชิ้นงานแรก คำสั่งซื้อเริ่มต้นขนาดเล็ก หลักฐานตามงวดงาน การตรวจสอบก่อนชำระเงินงวดสุดท้าย หรือมาตรการอื่นที่เหมาะกับธุรกรรม มาตรการเหล่านี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าซัพพลายเออร์ปลอดภัย แต่ช่วยให้ตรวจพบข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้นและจำกัดความเสียหายได้มากขึ้น บันทึกว่าใครเป็นผู้อนุมัติความเสี่ยงคงเหลือ และต้องได้ผลลัพธ์ใดก่อนเพิ่มปริมาณการสั่งซื้อ