ชิ้นส่วนแท้ มือสอง ปรับสภาพ หรือเทียบเท่า

ใช้คำเรียกสภาพสินค้าเมื่อกำหนดความหมายไว้แล้วเท่านั้น คำว่า “ใหม่” ควรระบุว่าบรรจุภัณฑ์เป็นของเดิมหรือไม่ ซีลยังสมบูรณ์หรือไม่ เคยติดตั้งแล้วหรือไม่ และการรับประกันจากผู้ผลิตยังมีผลหรือไม่ ส่วน “สต็อกเก่าที่ยังไม่เคยใช้” ควรระบุวันที่ผลิตและเงื่อนไขการจัดเก็บ “มือสอง” ควรระบุว่าถอดออกขณะยังใช้งานได้หรือไม่ “ปรับสภาพ” ควรระบุว่าใครดำเนินการและทำงานใดบ้าง และ “เทียบเท่า” ควรระบุรหัสอ้างอิงเดิมและหลักเกณฑ์ที่ใช้ยืนยันความเทียบเท่า

อย่าให้การจัดหมวดหมู่ของผู้ขายมาแทนที่หลักฐาน ขอภาพถ่ายปัจจุบันของสินค้าที่เสนอขาย ไม่ใช่ภาพจากแค็ตตาล็อก พร้อมป้ายกำกับที่อ่านได้ ข้อมูลหมายเลขซีเรียลหรือหมายเลขล็อตเมื่อมี บรรจุภัณฑ์ อุปกรณ์ประกอบ รายงานการทดสอบ คำชี้แจงการปรับสภาพ การรับประกัน และเกณฑ์การคืนสินค้า เชื่อมโยงบันทึกเหล่านี้กับสินค้าที่ได้รับ เพื่อให้การเรียกร้องภายหลังไม่ต้องอาศัยประกาศขายที่อาจถูกแก้ไขหรือลบไปแล้ว

สินค้าที่มีตราผู้ผลิตจริงอาจยังเป็นรุ่นย่อยที่ไม่ถูกต้อง ชำรุด เสื่อมตามอายุ หมดการรับประกัน หรือไม่รองรับการใช้งานนั้น ในทางกลับกัน สินค้าจากผู้ผลิตรายอื่นที่มีการระบุรายละเอียดอย่างถูกต้องอาจทำงานที่ไม่สำคัญต่อระบบได้ แต่ยังต้องผ่านการยืนยันทางวิศวกรรม และอาจมีผลต่อการอนุมัติ การรับประกัน หรือความปลอดภัย ความเป็นของแท้และความเหมาะสมทางเทคนิคจึงเป็นคนละเรื่อง และต้องใช้หลักฐานคนละประเภท

หากความเป็นของแท้มีความสำคัญ ให้ระบุช่องทางที่ได้รับอนุญาตหรือข้อมูลการตรวจสอบย้อนกลับอื่นตามที่ผู้ซื้อต้องการ ตรวจสอบป้าย โครงสร้าง ข้อมูลซีเรียล บรรจุภัณฑ์ และเอกสาร แต่อย่านำการตรวจด้วยสายตามาเสนอว่าเป็นการยืนยันของแท้โดยเด็ดขาด หากสงสัยว่าเป็นของปลอม ให้แยกกักและดำเนินการผ่านผู้ผลิต ช่องทางจำหน่าย หรือผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถ แทนการนำไปติดตั้งเพื่อทดลอง

ผลการเปิดเครื่องติดไม่ใช่การทดสอบที่ครบถ้วน กำหนดให้ชัดเจนว่าต้องตรวจสอบอินพุต เอาต์พุต การสื่อสาร โหลด ระบบป้องกัน หน่วยความจำ จอแสดงผล รีเลย์ การเคลื่อนไหว หรือคุณลักษณะการตรวจจับใดบ้าง พร้อมระบุเครื่องมือทดสอบ เงื่อนไข ขีดจำกัด และวันที่ สำหรับงานซ่อมหรือปรับสภาพ ให้แยกผลการวินิจฉัย ชิ้นส่วนที่เปลี่ยน การสอบเทียบ การทดสอบการทำงาน การทดสอบเดินเครื่องต่อเนื่อง และการทำความสะอาดด้านรูปลักษณ์ออกจากกัน

แผนการทดสอบควรสะท้อนความเสี่ยงของการใช้งานและหลักฐานที่มีอยู่ อุปกรณ์ควบคุมที่ความขัดข้องอาจก่อผลกระทบรุนแรงอาจต้องได้รับการประเมินจากผู้ผลิตหรือผู้เชี่ยวชาญ มีการตรวจสอบย้อนกลับ และผ่านการยืนยันในสภาพแวดล้อมทดสอบที่ปลอดภัย หากทดสอบได้เพียงจำกัด ให้ระบุข้อจำกัดนั้นและตัดสินใจว่าราคาและความพร้อมในการจัดหาคุ้มค่ากับความไม่แน่นอนที่ยังเหลืออยู่หรือไม่

ตกลงระยะเวลาตรวจรับ หลักฐานที่ยอมรับได้สำหรับการแจ้งไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ขั้นตอนขออนุมัติคืนสินค้า ผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง เงื่อนไขการเปิดซีล และแนวทางแก้ไข ได้แก่ เปลี่ยนสินค้า ซ่อม คืนเงิน หรือออกเครดิต ตรวจสอบว่าการรับประกันเริ่มนับจากวันที่จัดส่ง วันที่รับสินค้า หรือวันที่ติดตั้ง และการเก็บรักษาเป็นเวลานานก่อนติดตั้งทำให้ความคุ้มครองในทางปฏิบัติลดลงหรือไม่

วางแผนตรวจรับก่อนที่สินค้าออกจากญี่ปุ่น เปรียบเทียบป้ายและหมายเลขซีเรียลของสินค้าที่ส่งมอบกับใบเสนอราคา ถ่ายภาพบรรจุภัณฑ์และสภาพสินค้า ตรวจสอบอุปกรณ์ประกอบ และกักกันสินค้าที่ไม่ตรงข้อกำหนด อย่าติดตั้งก่อนแล้วค่อยสร้างหลักฐานย้อนหลัง เพราะการติดตั้งอาจเปลี่ยนสภาพทั้งของสินค้าและความยินยอมของผู้ขายที่จะรับคืน