Senarai Semak Usaha Wajar Pembekal Jepun

Rekodkan nama undang-undang pembekal dalam bahasa Jepun dan Inggeris, alamat berdaftar, nombor korporat jika tersedia, domain laman web, alamat pada sebut harga, benefisiari bank serta nama dan jawatan orang yang memberikan maklum balas. Sahkan sama ada syarikat itu pengilang, pengedar sah, pedagang bebas, penyedia pembaikan atau orang tengah. Syarikat yang sah masih boleh mengemukakan sebut harga di luar bidang kuasa atau kecekapan biasanya.

Selesaikan ketidakpadanan sebelum pembayaran. Nama dagangan, domain e-mel, negara bank, pengeluar invois dan pengirim mungkin berbeza atas sebab yang sah, tetapi hubungan antara pihak perlu diterangkan secara bertulis. Dapatkan butiran hubungan secara bebas daripada sumber syarikat yang berwibawa apabila mengesahkan perubahan akaun bank atau arahan sensitif lain; jangan bergantung pada mesej yang mengumumkan perubahan tersebut.

Tanya bagaimana pembekal memperoleh item tersebut dan bukti yang menghubungkan unit fizikal dengan pengilang, model, keadaan dan asal yang dinyatakan dalam sebut harga. Bergantung pada tahap risiko, bukti mungkin merangkumi kebenaran daripada pengilang atau pengedar, sebut harga rasmi, gambar item sebenar, rujukan nombor siri atau lot, label, rekod pemeriksaan, laporan pembaikan dan dokumen yang akan dihantar bersama penghantaran.

Jangan menganggap logo, imej katalog, penyenaraian di platform pasaran atau kenyataan seperti “tulen” sebagai bukti asal-usul yang telah disahkan. Tanya pihak yang akan bertanggungjawab jika item yang dihantar berbeza daripada bukti tersebut. Bagi jenama terkawal atau komponen berkaitan keselamatan, pertimbangkan pengesahan terus daripada pengilang atau saluran yang dibenarkan, dan simpan maklum balas itu bersama rekod perolehan.

Periksa sama ada pembekal boleh menjawab soalan yang penting untuk pesanan ini: kod pesanan penuh, semakan, keadaan, kuantiti, asas tempoh penghantaran, kelayakan eksport, pembungkusan, pemeriksaan, dokumen, waranti dan pengecualian. Minta sampel rekod berkaitan yang telah disunting apabila sesuai. Laman web yang kemas atau respons pantas bukan pengganti kepada jawapan yang konsisten dan berpengetahuan teknikal.

Bagi pembuatan atau pemulihan, semak skop proses, kerja subkontrak, peralatan, kakitangan yang kompeten, kawalan bahan, kaedah pemeriksaan, penentukuran, pengendalian ketidakakuran, kapasiti dan pengaturan kesinambungan perniagaan mengikut kadar risikonya. Soal selidik sahaja ialah bukti yang lemah; gunakan semakan dokumen, penilaian melalui video atau di lokasi, sampel, pemeriksaan artikel pertama atau pemeriksaan pihak ketiga apabila akibatnya wajar dipertimbangkan.

Bandingkan entiti undang-undang pada sebut harga, kontrak, invois, akaun bank, dokumen eksport dan penghantaran. Tentukan mata wang, cukai, masa pembayaran, caj bank, peraturan Incoterms dan tempat yang dinamakan, pemeriksaan, penerimaan, waranti, pemulangan, pembatalan dan pengendalian pertikaian. Harga yang luar biasa menguntungkan, tekanan untuk membayar, perubahan benefisiari yang tidak dijelaskan dan keengganan mendokumenkan skop ialah sebab untuk berhenti seketika, bukan sekadar berunding.

Bagi hubungan baharu, hadkan pendedahan melalui sampel, artikel pertama, pesanan awal yang kecil, bukti mengikut peringkat, pemeriksaan sebelum pembayaran akhir atau kawalan lain yang sesuai dengan transaksi. Langkah ini tidak membuktikan pembekal itu selamat; sebaliknya, langkah ini memudahkan pengesanan kesilapan dan mengehadkan kerugian. Rekodkan pihak yang meluluskan risiko baki dan hasil yang diperlukan sebelum jumlah pesanan ditingkatkan.