海外からの見積依頼に返信する前に

自社で使うのか、販売するのかを聞く

同じポンプでも、工場に新しく設置したいのか、故障した機器の交換用なのか、現地で販売したいのかによって、必要な説明が変わります。相手の会社での役割と、どこで何に使う予定なのかを尋ねてください。

自社で使う企業なら使用条件、販売店なら販売地域や顧客の業種が、検討を進める手がかりになります。会社名やWebサイトが分かっても、それだけで支払能力や購入権限まで判断することはできません。取引条件は別途確認します。

問い合わせ内容に合わせて質問する

「急いでいる」と書かれていたら、いつまでに、どこへ届く必要があるのかを聞きます。納期がまだ決まっていない場合は、分かり次第知らせてもらえばよく、最初のメールですべての項目を埋めてもらう必要はありません。まず見積や対応可否を答えるために必要なことから尋ねます。

仕様の質問は技術担当へ、見積には数量や納入先を

「いまの設備に接続できますか」と聞かれたら、型式や使用条件を技術担当に確認してもらいます。形が似ていても、その設備で使えるとは限りません。必要な情報は製品と用途によって異なるので、不明な点は相手に追加で尋ねます。

見積には数量や納入先のほか、どこまでの費用を含めるかも関係します。JETROの商談準備の案内でも、製品資料や海外販売用の価格リストの準備が挙げられています。問い合わせの内容に合わせて資料を用意し、技術・価格それぞれの回答担当者を決めておきましょう。

打ち合わせの前に、相手と話したい内容を共有する

用途や必要数量が分かり、技術担当が確かめたい点も出てきたら、その内容を相手に伝えて打ち合わせを調整します。製品が特定できていない場合は、先に写真や型式を送ってもらう方が早いこともあります。

既存の代理店や顧客に関係する問い合わせなら、担当者に共有してから対応します。紹介会社を利用する場合も、紹介される案件の内容、自社が対応する業務、費用が発生する条件を事前に確認してください。

返信の例

お問い合わせありがとうございます。お見積りのため、ご希望の型式、用途、必要数量、納入先、希望納期をお知らせください。交換用の場合は、現在お使いの製品の型式や写真もお送りいただけますと幸いです。まだ決まっていない項目は、その旨をお知らせください。