Sertifikat material harus terhubung dengan barang yang diterima

Hubungkan dokumen pabrik, batang yang dipotong, baris pesanan, dan catatan pengerjaan sebelum menerima bukti material.

Bayangkan pengiriman hipotetis berisi 12 spacer SP-42 yang dikerjakan dari batang baja tahan karat. Sertifikat mencantumkan nomor peleburan H7318, tetapi sisa batang bertanda H7381. Surat jalan hanya menyebut “baja tahan karat”. Walaupun hasil uji tampak wajar, dokumen itu belum menunjukkan material mana yang menjadi kedua belas komponen. Selesaikan perbedaan identitas sebelum menggunakan sertifikat sebagai bukti untuk pengiriman ini.

Mulai dari pesanan, bukan angka hasil uji

Sertifikat yang asli pun bisa milik pengiriman lain. Periksa dahulu baris pesanan pembelian: nomor komponen, revisi gambar, spesifikasi material beserta edisinya, bentuk produk, kondisi penyerahan, jumlah, dan dokumen yang disepakati. Setelah itu tanyakan dokumen produsen mana yang mencakup bahan yang dialokasikan. Nama grade yang sama belum menghubungkan seluruh catatan tersebut.

EN 10204 membahas jenis dokumen inspeksi, bukan pengganti spesifikasi material pesanan. Jenis dokumen saja tidak menentukan bahwa setiap pembelian logam memerlukan tipe 3.1. Tentukan dokumen sebelum pemesanan sesuai kebutuhan aktual dan persyaratan yang berlaku; permintaan setelah pemotongan mungkin terlambat untuk mempertahankan hubungan yang diperlukan. [1]

Nomor peleburan adalah titik awal penelusuran

Dalam contoh ini, nomor peleburan mengidentifikasi peleburan asal material. Pemasok juga dapat menggunakan nomor produk, bundel, atau stok internal. Minta penjelasan arti masing-masing nomor. H7318 dan H7381 tetap merupakan rujukan berbeda sampai ada catatan yang menjelaskannya. Nomor gudang boleh berbeda dari nomor peleburan pabrik, tetapi catatan alokasi harus menghubungkan keduanya. Pernyataan lisan “bahannya sama” belum cukup.

Untuk bahan potongan, minta hubungan dari identitas batang asal ke potongan, lalu ke batch pemesinan. Wadah terkendali atau catatan pekerjaan bisa lebih sesuai daripada memberi cap pada permukaan komponen kecil; sepakati caranya sebelum pemotongan. Saat sisa bahan dikembalikan ke stok atau dua peleburan dipakai dalam satu pekerjaan, pertahankan alokasi terpisah agar pengiriman berikutnya tidak mewarisi label yang ambigu. Ini usulan kontrol pembelian, bukan kewajiban satu metode penandaan untuk semua produk.

Tiga objek yang perlu dihubungkan pada pengiriman ini

1Batang asal dan sisa dengan identitas
2Sertifikat material produsen
3Baris PO dan alokasi pemotongan / pemesinan

Ilustrasi hubungan catatan. Cocokkan identitas material antara stok dan sertifikat, lalu alokasi serta jumlah antara stok, pekerjaan dan pesanan. Garis bukan bukti proses atau uji telah selesai.

Baca dokumen bersama: contoh ketidaksesuaian

Tabel berikut adalah pemeriksaan penerimaan rekaan, bukan format sertifikat pabrik. Tidak ada hasil uji atau batas penerimaan yang diberikan. Pesanannya PO-240 baris 10; pekerjaan J-62 mencakup 12 komponen SP-42. Contoh ini menunjukkan bahwa dokumen yang tampak lengkap masih bisa gagal mengidentifikasi barang.

Tahan kedua belas komponen dengan status pemeriksaan yang jelas dan minta catatan asli penerimaan, alokasi, serta pemotongan. Kesalahan label yang terbukti mungkin dapat diperbaiki secara terkendali oleh pemasok yang bertanggung jawab. Jangan mengubah sertifikat produsen atau sekadar mengganti label agar angkanya sama. Jika hubungan tidak dapat dibuktikan, putuskan penggantian, evaluasi tambahan, atau penerimaan penyimpangan yang disetujui bersama pihak pembelian dan teknis yang berwenang sebelum barang dilepas.

Contoh rekaan pemeriksaan SP-42
Catatan / kolom	Isi yang tersedia	Keputusan atau hubungan yang kurang
PO-240 / baris 10	12 × SP-42; gambar revisi C; spesifikasi material pesanan	Jadikan acuan penerimaan; pastikan material dan kondisi penyerahan yang tepat.
Foto stok / identitas	H7381	Berbeda dari H7318 pada sertifikat; tunda penerimaan sampai identitas material dapat dipastikan.
Sertifikat produsen / peleburan	H7318	Minta dokumen lengkap dan konfirmasi stok yang dicakup.
J-62 / alokasi potongan	12 komponen; alokasi batang asal tidak ada	Minta pemetaan batang–potongan–pekerjaan; jumlah saja tidak menunjukkan nomor peleburan.
Inspeksi akhir / catatan proses	Belum terhubung ke J-62	Periksa dimensi dan perlakuan yang disepakati sebelum pelepasan.

Jenis sertifikat berbeda dari spesifikasi produk

Panduan pemesanan Outokumpu mencantumkan standar material, grade, produk, dan kondisi penyerahan secara terpisah dari sertifikat inspeksi. Panduan tersebut menyebut 3.1 sebagai inspeksi oleh produsen dan mencantumkan 3.2 secara terpisah untuk inspeksi oleh notified body atau pihak ketiga. Dokumen 3.1 tidak boleh disebut sertifikasi produk oleh pihak ketiga. Sepakati jenis dokumen yang diperlukan dengan pemasok saat memesan. [2]

Untuk SP-42, cocokkan pesanan dengan produsen, produk yang dicakup, grade, dimensi, kondisi penyerahan, identitas, serta pengujian relevan pada dokumen. Tanyakan halaman yang hilang atau revisi yang tidak jelas. Jika pemasok menawarkan material JIS sebagai pengganti material EN pesanan, harus ada perbandingan teknis dan persetujuan perubahan. Nama serupa atau tabel padanan tidak otomatis membuktikan kesetaraan; judul sertifikat juga bukan izin substitusi.

Bukti bahan baku memiliki batas cakupan

Sertifikat batang asal saja belum membuktikan dimensi spacer jadi, kondisi permukaan, atau kinerja setelah proses lanjutan. Anggap pesanan contoh juga menetapkan dimensi akhir dan perlakuan setelah pemesinan. Keduanya membutuhkan bukti inspeksi dan proses tersendiri yang disepakati serta terhubung ke J-62 dan komponen yang dikirim.

Jika identitas hilang, pengujian baru mungkin menjawab pertanyaan material tertentu, tetapi tidak memulihkan hubungan historis yang hilang. Tentukan sifat yang diperiksa, pengambilan sampel, metode, dan keputusan sebelum pengujian. Hasil baik dari satu sampel tidak boleh berubah menjadi bukti nomor peleburan asal atau seluruh barang dalam batch campuran. Pilihan evaluasi lanjutan atau penggantian bergantung pada penggunaan, bukti yang diperlukan, dan pihak yang berwenang menerima risikonya.

Masukkan penelusuran ke lingkup pasokan

Minta penawaran komponen beserta akses dokumen asli, alokasi saat pemotongan, pemisahan lot campuran, hubungan catatan proses, dan format dokumen pengiriman. Harga satuan rendah tetapi pekerjaan pencarian catatan belum diperhitungkan berarti lingkup pasokan berbeda. Sebuah contoh catatan sebelum memesan sering lebih berguna daripada tulisan “ketertelusuran penuh” tanpa menjelaskan apa yang harus ditelusuri.

Pada penerimaan, nyatakan bukti ketertelusuran memadai hanya jika jumlah dan identitas barang sudah terhubung ke dokumen yang dipersyaratkan dalam pesanan dan bukti proses yang diperlukan. Catat apa yang diperiksa dan apa yang belum terjawab. Jika pesanan awal tidak menetapkan kontrol yang dibutuhkan, perbaiki pesanan selanjutnya, bukan menyebut bukti lama yang belum lengkap sebagai lengkap. Permintaan berikut mengubah perbedaan SP-42 menjadi pertanyaan konkret yang dapat dijawab pemasok.

Permintaan yang dapat disesuaikan dan dikirim

Buka pertanyaan pemasok

Untuk PO-240 baris 10, 12 komponen SP-42 gambar revisi C, sertifikat menunjukkan H7318 sedangkan foto sisa batang menunjukkan H7381. Mohon jelaskan kedua identitas dan kirim dokumen produsen lengkap, catatan asli penerimaan dan alokasi pemotongan, serta hubungannya dengan pekerjaan J-62 dan jumlah terkirim. Mohon konfirmasi spesifikasi material pesanan serta kondisi penyerahan yang dicakup, dan lampirkan terpisah inspeksi akhir serta catatan proses sesuai pesanan. Jika terjadi salah label atau substitusi, mohon jelaskan dan usulkan koreksi terkendali atau penggantian dengan mempertahankan bukti asli. Hubungan tersebut akan kami tinjau sebelum pelepasan.

Simpan pertanyaan ↓

Sumber dan cakupan

BSI — BS EN 10204:2004, Metallic products. Types of inspection documents
Katalog resmi BSI: hanya cakupan jenis dokumen inspeksi. Pasal berbayar tidak dibaca; tidak digunakan untuk menyatakan kewajiban hukum universal atau tipe 3.1 bagi semua pesanan.
Outokumpu — Steel Grades, Properties and Global Standards, May 2013, Table 16, printed p16
Panduan teknis Outokumpu, Mei 2013, halaman cetak 16: membedakan kolom pemesanan dan kategori inspeksi. Panduan historis, bukan bukti kemampuan terkini atau kesetaraan grade. Seluruh pasal normatif standar tidak dibaca.