Dokumen Ekspor dan Kepatuhan untuk Komponen Industri dari Jepang

Identifikasi eksportir, penjual, pembeli, importir tercatat, penerima barang, pengguna akhir, freight forwarder, pialang bea cukai, pihak pembayaran, asal, tujuan, titik transit, produk, jumlah, nilai, dan penggunaan akhir yang dimaksud. Pastikan siapa yang bertanggung jawab atas klasifikasi, perizinan, deklarasi, pengemasan, asuransi, formalitas impor, bea, pajak, dan penyimpanan catatan. Faktur penjualan saja tidak dapat menyelesaikan rantai tanggung jawab yang tidak jelas.

Buat daftar persyaratan untuk pengendalian ekspor dan kepabeanan Jepang, aturan impor dan produk negara tujuan, pembatasan pengangkut, barang berbahaya, penyaringan sanksi atau pihak terbatas, pengendalian penggunaan akhir, serta dokumen pelanggan. Persyaratan berubah sesuai produk, pihak, rute, dan tanggal. Gunakan penasihat atau otoritas yang kompeten untuk pengiriman aktual; jangan menganggap artikel umum sebagai pendapat klasifikasi atau pendapat hukum.

Faktur komersial harus memuat detail pihak yang akurat, uraian barang, jumlah, nilai satuan dan total, mata uang, ketentuan penyerahan, alasan ekspor jika relevan, serta data lain yang diwajibkan untuk rute tersebut. Daftar kemasan harus mencocokkan jumlah paket, isi, berat bersih dan kotor, dimensi, serta tanda kemasan. Uraian seperti “parts” atau “sample” biasanya tidak memadai untuk klasifikasi dan proses kepabeanan.

Pastikan purchase order, faktur, daftar kemasan, data deklarasi ekspor, sertifikat atau bukti asal, serta dokumen pengangkutan menjelaskan transaksi yang sama. Selesaikan perbedaan model, jumlah, nilai, negara, jumlah paket, atau penerima sebelum keberangkatan. Sebuah dokumen dapat terlihat wajar secara individual, tetapi tetap menyebabkan penundaan ketika bertentangan dengan catatan lain dalam rangkaian dokumen.

Tetapkan klasifikasi tarif melalui proses terdokumentasi dengan menggunakan fungsi produk, komposisi, desain, dan aturan yang berlaku; jangan menyalin kode dari pengiriman yang tidak terkait. Catat pihak yang membuat penetapan dan informasi yang digunakan. Klasifikasi pengendalian ekspor dan klasifikasi tarif kepabeanan memiliki tujuan berbeda dan tidak boleh dianggap dapat saling menggantikan.

Tentukan asal berdasarkan aturan yang relevan dengan klaim atau preferensi yang diajukan; pengiriman dari Jepang tidak selalu berarti produk tersebut berasal dari Jepang. Periksa material, tahapan produksi, dan bukti pemasok jika asal menjadi faktor penting. Identifikasi pula baterai, bahan kimia, tekanan, magnet, sumber radiasi, oli, kemasan kayu, atau atribut lain yang dapat memicu persyaratan pengangkut, barang berbahaya, karantina, pelabelan, atau dokumentasi.

Sebelum pengambilan, bandingkan barang fisik, label, nomor seri atau lot, jumlah, kondisi, kemasan, dan tanda kemasan dengan dokumen yang telah disetujui. Pastikan status lisensi atau izin, hasil penyaringan, rute, pemesanan, serta dokumen asli atau catatan elektronik yang diwajibkan. Tetapkan kondisi penghentian untuk ketidaksesuaian; jangan mengandalkan forwarder untuk memperbaiki fakta komersial setelah barang diserahkan.

Setelah pengiriman, simpan faktur final, daftar kemasan, deklarasi, catatan pengangkutan, izin, catatan penyaringan dan dasar klasifikasi, bukti asal, catatan inspeksi atau pengujian, serta komunikasi yang diwajibkan oleh kewajiban penyimpanan para pihak. Catat pertanyaan dan koreksi bea cukai untuk pesanan berikutnya. Paket data ekspor yang dapat digunakan kembali harus meningkatkan konsistensi tanpa membekukan klasifikasi atau persyaratan yang mungkin berubah kemudian.